De situatie
De klant is een zelfstandige haarstylist en vlechter in Rotterdam. Ze werkt 5 dagen per week met gemiddeld 3 klanten per dag. Terwijl ze bezig is met vlechten, lopen de Instagram DMs binnen — nieuwe klanten, prijsvragen, afspraakrequests. Allemaal handmatig te beantwoorden, op momenten dat ze daar simpelweg geen tijd voor heeft.
Het resultaat: trage reacties, verloren leads en een planning die bijgehouden werd in een notitieblokje.
De pijnpunten
Te late reacties
Klanten stuurden een DM maar kregen pas uren later antwoord — als ze nog geïnteresseerd waren.
Handmatige planning
Afspraken werden bijgehouden in een notitieblokje. Geen overzicht, geen herinneringen.
Geen klantdata
Gesprekken en haarstijlen werden nergens opgeslagen. Alles moest elke keer opnieuw gevraagd worden.
Verloren leads
Een klant die dezelfde week wilde boeken vond een andere vlechter — door één trage reactie.
De oplossing
We bouwden een volledig geautomatiseerde klantenservice workflow op basis van n8n, gekoppeld aan haar Instagram via InstantDM. Klanten die een DM sturen krijgen binnen seconden antwoord van Anna — een AI-assistent die warm, direct en persoonlijk communiceert.
Bericht binnenkomt via Instagram DM
InstantDM vangt elk inkomend bericht op en stuurt het door naar n8n.
Gespreksgeschiedenis ophalen
n8n haalt eerdere berichten van die klant op uit Airtable zodat Anna context heeft.
AI classificeert de intent
Is het een boeking, prijsvraag, klacht of algemene vraag? Klachten en annuleringen gaan direct naar de eigenaresse.
Anna genereert een persoonlijk antwoord
Kort en warm. Bij boeking direct de link. Bij vragen gewoon de info — geen onnodige doorvragen.
Alles gelogd in Airtable
Elk gesprek, elke intent, elk antwoord — opgeslagen per klant voor toekomstige referentie.
Voor en na
Een directe vergelijking van de situatie voor en na de implementatie.
- Uren wachten op antwoord
- Planning in een notitieblokje
- Geen klantdata opgeslagen
- Verloren leads door chaos
- Constant afgeleid tijdens sessies
- 15–25 uur/week kwijt aan admin
- Reactie binnen 8 seconden
- Alle gesprekken gelogd in Airtable
- Elke lead direct geholpen
- Volledig gefocust op het vlechten
- Operationele rust, elke dag
- 24/7 bereikbaar voor klanten
"Ik had eerst geen systeem en deed gewoon maar wat. Ik probeerde alles bij te houden maar het werd steeds te veel — alles bleef hangen tot het laatste moment. Nu kan ik eindelijk doen waar ik het best in ben: vlechten en leuke gesprekken houden met klanten terwijl ik dat doe."
Het resultaat
Na de lancering doet de eigenaresse nog maar één ding operationeel: 's ochtends haar agenda checken om te zien wie er komt en welke stijl gevraagd wordt. De rest regelt Anna automatisch — dag en nacht, ook terwijl er een klant in de stoel zit.
Geen gemiste leads meer. Geen handmatig plannen. Geen notitieblokje.
Herken je dit?
Wij automatiseren de repetitieve, handmatige taken in jouw bedrijf zodat jij je kunt focussen op wat echt telt.
Plan een gratis analyse →